政协益阳市委员会会务工作管理办法

 

第一章  总则

第一条 为进一步加强市政协各类会议会务工作管理，根据《中国人民政治协商会议章程》及有关规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条 本办法是指围绕市政协各类会议：市政协党组会议、主席会议、常委会议、全体委员会议、双月协商会议及其他会议的筹备与实施而展开的一系列服务性、事务性工作，包括会前服务、会中服务、会后服务三个环节。

第三条 会务工作管理坚持在市政协分管副主席、秘书长和分管副秘书长、办公室分管负责人领导下开展，注重加强领导，实行统一协调、分工负责。

第四条 会务工作管理坚持以“严谨规范、责任明确、协调配合、务实高效”为原则。

第二章  会前服务

第五条 会议方案由各相关委室综合科、办公室相关科室（部门）起草并按程序呈送领导审批。

第六条 会议通知由会议承办科室（部门）负责通知。

第七条 会议资料的起草、收集、送审、印制等由会议相关科室（部门）按照机关办文工作管理办法相关程序落实到位。

第八条 会场布置由会议承办科室（部门）负责摆放座签、制作座次表，办公室行政科负责会议各项保障工作（包括会场内外安全和环境保障、会场卫生清理，面巾纸和茶水供应，调试空调、灯光等），信息中心负责会场音响、远程协商及多媒体系统的调试、控制与运行等工作。

第九条 会议宣传由信息中心负责，包括通知新闻媒体做好新闻报道，负责会场摄影摄像等工作。新闻稿件按程序报审后报道。

第三章  会中服务

第十条 会议承办科室（部门）负责核实与会人员，会前10分钟提醒未到会领导，引导领导入场，负责会议签到及考勤工作（涉及常委、委员的考勤工作，由委员学习联络委员会综合科负责）。

第十一条 办公室秘书科负责市委、市政府领导到会的相关安排及引导服务工作。

第十二条 会议承办科室（部门）负责做好会议记录、录音及会场服务，有人员退场时做好服务，处理突发事件。

 

第四章  会后服务

第十三条 会议承办科室（部门）负责会后清理会场，回收会议资料。

第十四条 会议承办科室（部门）负责会后根据有关规定和程序起草、印发会议纪要，根据会议意见形成会议成果，根据领导需要整理领导讲话录音、编印政协通报。

第十五条 会议承办科室（部门）负责对会议资料按相关要求进行归档。

 

第五章 附则

第十六条 本办法由政协益阳市委员会办公室负责解释。

第十七条 本办法自印发之日起施行。

 

附件：市政协重要会议服务工作操作指南及工作流程图

 

政协益阳市委员会办公室

2020年12月17日

 附件：

市政协重要会议服务工作操作指南

及流程图

市政协党组会议

1. 市政协党组会议一般每月举行一次，如遇有特殊情况，经党组书记同意可临时召开。会议地点原则上安排在机关第二办公楼二楼党组会议室。

2. 党组会议服务工作在秘书长领导下，由机关党委具体负责，人事科等部门配合，实行统一协调、分工负责。

（1）机关党委负责起草会议方案、主持词，征集议题，通知参会人员，收集整理会议材料，摆放座签，做好会议记录，撰写会议纪要。会议方案包括会议议题、会议时间、会议地点、参会人员（包括邀请列席单位）、会议分工等内容，送分管副秘书长、秘书长审核，报市政协党组副书记、书记审定。会议方案确定后，提前1~2个工作日通知与会人员，并将参会情况报分管副秘书长、秘书长、党组书记阅示。会议纪要一般在会议结束后5个工作日内完成，按程序报党组书记审定后印发，发送范围根据会议内容为:市政协党组成员、列席人员、市纪委监委驻市政协机关纪检监察组。

（2）信息中心负责会场音响及多媒体系统的调试、控制与运行，会场摄影摄像等工作。

（3）市政协机关物业配合机关党委提前30分钟做好会场布置及会议各项保障工作（包括会场内外安全和环境保障、会场卫生清理，面巾纸和茶水供应，调试空调、灯光等）。

3. 会议材料由会议议题部门负责提供，机关党委负责按程序呈报党组书记审定后，于会前2个工作日按会议材料格式、份数要求印制。

4. 机关党委负责督办会议决定的有关事项。

5. 会议文件、会议记录、会议纪要和会议其他文件由机关党委负责收集、归档。

 

政协党组会议服务工作流程

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主席会议

 

1. 主席会议一般每月举行一次，时间原则上安排在每月的中下旬，会议召开的具体时间一般提前5个工作日确定。如遇有特殊情况，经主席同意可临时召开。会议地点原则上安排在机关第二办公楼四楼主席会议室。

2. 主席会议的组织管理在秘书长和办公室分管领导的领导下，实行统一协调、分工负责。

（1）办公室秘书科负责起草会议方案、会议通知、主持词，值班室负责通知参会人员，秘书科负责收集整理会议材料、摆放座签、做好会议记录、撰写会议纪要，督办会议决定的有关事项等工作。议题部门需每月9日前报送拟上会议题及材料初稿到办公室秘书科起草会议方案。主席会议一般应当提前3个工作日通知与会人员，并将参会情况报办公室分管领导、秘书长、主席阅示。会议纪要一般在会议结束后5个工作日内完成，按程序报主席审定后印发，发送范围为：市政协主席会议成员，办公室，各专门委员会、研究室，派驻市政协纪检监察组。

（2）信息中心负责通知新闻媒体做好新闻报道，负责会场摄影摄像，远程协商、会场音响及多媒体系统调试、控制与运行，与会人员会场签到等工作。新闻稿件按程序报审后报道。

（3）办公室行政科负责会议各项保障工作（包括对会场外人员出入、交通、车辆进行管理，会场卫生清理，面巾纸和茶水供应，调试空调、灯光等，及时处置可能影响会议的各种突发情况），必要时还须负责与会人员的住宿、餐饮安排等工作。

3. 机关与会议议题有关的科室负责做好各自的会议记录工作。同时根据会议要求做好文件修改，及时按程序报分管领导审定后，送办公室秘书科印发。

4. 会议材料由议题部门负责提供，严格按照办文“三个三审”程序逐级审核，于会前3个工作日内将套好会议格式的会议材料电子版和领导审批后的纸质版送办公室秘书科印制。

5. 会议文件、会议记录、会议纪要和会议其他文件由办公室秘书科负责收集、归档。各撰写会议材料的单位，应当及时做好本单位起草会议材料的存档工作。

主席会议服务工作流程

常委会议

 

1. 常委会议一般每季度举行一次，原则上安排在每季度最后一个月的中下旬召开，会议召开的具体时间一般提前10个工作日确定；必要时经主席会议批准，可临时举行。常委会议地点原则上安排在机关第一办公楼三楼常委会议室举行。

2. 常委会议列席人员一般由区县（市）政协负责同志，议题相关的委室副处级以上领导及其他需要邀请列席的有关单位负责人组成。

3. 常委会议会务工作在秘书长和分管副秘书长的领导下，由委员学习联络委员会、议题委室和办公室秘书科统一协调，分工负责。

（1）办公室秘书科负责起草会议方案、会议议程、会议通知、主持词，印制会议材料，摆放座签，制作会议座次表，做好会议记录等工作。会议方案包括会议议程、会议时间、主持人、会议地点、参会人员等内容，送办公室分管领导、分管副秘书长、秘书长审核，报主席审签后提请主席会议审议。会议方案确定后，应当提前7个工作日将会议有关材料发送常委，通知会议列席人员，落实应邀出席会议的市委、市政府领导和到会听取意见与建议的市直单位负责人名单及服务工作。专题议政性常委会议应当提前1个月寄送预告通知。

（2）办公室人事科负责按组织程序提供常委会议有关人事事项草案。

（3）委员学习联络委员会负责发送常委的会议通知、预告通知，邀请委员列席，负责会议考勤工作。会议通知应当提前5个工作日发送常委，并于会前2个工作日将参会情况报办公室分管领导、分管副秘书长、秘书长、主席阅示。

（4）研究室负责起草主席讲话稿，会后根据录音整理主席讲话稿，按程序编印政协通报。

（5）议题部门（如专题议政性常委会、专题民主评议常委会等）按要求做好会议的相关准备工作，包括与市直相关单位、区县（市）与会人员以及市委、市政府领导出席会议讲话稿的对接等。

（6）信息中心负责通知新闻媒体做好新闻报道，负责会场摄影摄像，远程协商、会场音响及多媒体系统调试、控制与运行，与会人员会场签到等工作。新闻稿件按程序报审后报道。

（7）办公室行政科负责与会人员的住宿、餐饮及会场整理，空调、灯光调试等工作。负责与会人员进入机关的检查工作，对院内外交通、消防、车辆进行管理，及时处置可能影响会议的各种突发情况等。

4. 会议材料由议题部门负责提供，严格按照办文“三个三审”程序逐级审核，于会前3个工作日内将套好会议格式的会议材料电子版和领导审批后的纸质版送办公室秘书科印制。

5. 会议开始前1个小时工作人员应当全部到岗到位，根据职责分工全面检查会议各个环节的准备工作。

6. 会议文件、会议记录和会议其他文件由秘书科负责收集、归档。各撰写会议材料的单位，应当及时做好本单位起草会议材料的存档工作。

常委会议服务工作流程

全体委员会议

 

1. 全体委员会议一般每年举行一次，一般于本年度最后一个月或下一年度第一个月召开。

2. 会议的筹备工作从上一年的第三季度开始。由办公室秘书科起草向市委常委会议汇报材料和会议议程、日程（草案）；办公室人事科负责按组织程序提供大会秘书长、副秘书长名单（草案）；办公室行政科负责提出会议驻地、会场方案等，按程序提请市政协党组会议审议后，报市委常委会议审议。经市委批复同意后，提请市政协主席会议审议同意，再提请市政协常委会议协商通过。会议召开时间、会期、地点由信息中心按程序通过新闻媒体公布。

3. 办公室负责组建大会秘书处工作机构及其负责人名单。

4. 办公室负责汇总并明确各工作机构职责。

5. 大会秘书处各工作机构按职责分工，准备会议的各项准备工作，根据会议日程安排和工作职责，制订相应的工作程序或工作方案，按进度和时限要求完成相关工作。

6. 大会秘书处要贯彻务实、高效、规范、节约的方针，体现勤俭办会的精神，对大会秘书处工作机构准备情况进行检查，确保不出纰漏。

7. 大会秘书处各组于大会闭幕后，负责将会议各种文稿、会议记录、录像、录音等资料整理归档。大会秘书处秘书组负责于大会闭幕后，将驻地宾馆及会场内与会人员清退、遗留的文件资料收集、销毁。

全体会议服务工作流程

双月协商会议

 

1. 双月协商会议根据市政协每年协商与监督计划适时召开，会议召开的具体时间一般提前7个工作日确定；必要时经主席会议批准，可临时举行。双月协商会议地点原则上安排在机关第二办公楼四楼主席会议室举行。

2. 双月协商会议参会人员一般由市委、市政府有关领导同志，市政协有关主席会议成员，议题相关的委室副处级以上领导，市直有关单位负责人，部分市政协常委、委员等组成。

3. 双月协商会议会务工作在秘书长、分管副秘书长及议题相关委室负责人的领导下，实行统一协调，分工负责。

（1）协商议题委室综合科负责起草会议方案、会议议程、会议通知、主持词、议题调研成果说明材料，主席讲话稿及市委、市政府领导出席会议讲话的代拟稿（会后根据录音整理领导讲话），印制会议材料，摆放座签，制作会议座次表，做好会议记录等工作。会议方案包括会议议程、会议时间、主持人、会议地点、参会人员等内容，送委室负责人、办公室分管领导、分管副秘书长、秘书长审核，报分管副主席、主席审签后实施。会议方案确定后，应当提前5个工作日将会议有关材料发送参会人员，通知会议参会人员，落实应邀出席会议的市委、市政府领导和到会听取意见与建议的市直单位负责人名单及服务工作。

（2）信息中心负责通知新闻媒体做好新闻报道，负责会场摄影摄像，会场音响及多媒体系统调试、控制与运行，与会人员会场签到等工作。新闻稿件按程序报审后报道。

（3）办公室行政科负责与会人员的住宿、餐饮及会场整理，空调、灯光调试等工作。负责与会人员进入机关的检查工作，对院内外交通、消防、车辆进行管理，及时处置可能影响会议的各种突发情况等。

4. 会议材料由协商议题委室负责，严格按照办文“三个三审”程序逐级审核、印制。

5. 会议承办单位工作人员应提前30分钟布置好会场。

6. 会议文件、会议记录和会议其他文件由协商议题委室综合科负责收集、归档。

双月协商会议服务工作流程

 

其他会议

 

1. 办公室、专门委员会、研究室召开的全市性会议，会议主办单位负责会议的组织管理工作，由会议主办单位商办公室相关科室做好会议服务工作。

2. 办公室、专门委员会、研究室召开的履行“政治协商、民主监督、参政议政”职能的会议，由主办单位牵头，办公室相关科室配合做好会议服务工作。

3. 市政协机关党组会议一般每月举行一次，如遇有特殊情况，经机关党组书记同意可临时召开。会议地点原则上安排在机关党组会议室。会务组织参照前述市政协党组会议有关规定执行。

4. 市政协秘书长办公会议一般每双月举行一次，时间原则上安排在双月的中下旬。如遇有特殊情况，经秘书长同意可临时召开。会议地点原则上安排在机关第一办公楼二楼圆桌会议室。会务组织参照前述市政协主席会议有关规定执行。

5. 办公室、专门委员会、研究室主办的部门工作会议，由主办单位负责会务工作。

 

其他中小型会议服务工作流程